E-Mails und Dokumente automatisch in Aufgaben und Wissen überführen
Ein zentraler Dokumenteneingang kann Dateiablage, Aufgabenverwaltung, Kommunikation und Wissensdokumentation automatisch miteinander verbinden.
Was die Anwendung zeigt
Die Demo zeigt einen E-Mail-Eingang, über den unterschiedliche Dokumenttypen automatisch verarbeitet werden. Eingehende Nachrichten und Anhänge werden analysiert, klassifiziert und mit den erkannten Informationen in Nextcloud Talk dokumentiert.
Rechnungen werden in der Dateiablage gespeichert und als Aufgabe in Nextcloud Deck angelegt. Verträge werden analysiert und mit Laufzeit, Volumen und weiteren Informationen als Wissensartikel in Docmost dokumentiert. Bewerbungen werden ebenfalls abgelegt und automatisch einem nachvollziehbaren Bearbeitungsprozess zugeordnet.
Die nachfolgenden Aktionen hängen vom erkannten Dokumenttyp und den individuellen Geschäftsregeln ab.
So funktioniert der Ablauf
- 01 Eine E-Mail mit Dokument geht ein.
- 02 Nachricht und Anhang werden analysiert.
- 03 Dokumenttyp und relevante Informationen werden erkannt.
- 04 Das Originaldokument wird strukturiert abgelegt.
- 05 Abhängig vom Typ werden Aufgaben, Chat-Nachrichten oder Wissensartikel erzeugt.
- 06 Zuständigkeit und Bearbeitungsstatus bleiben nachvollziehbar.
Für welche Prozesse eignet sich das?
- Eingangsrechnungen
- Verträge und Vertragsänderungen
- Bewerbungen
- Bestellungen und Auftragsbestätigungen
- Prüfberichte und Protokolle
- Allgemeine Dokumentenpostfächer
Welchen Nutzen bietet die Lösung?
- Weniger manuelle Ablage und Übertragung
- Keine verlorenen Dokumente oder Zuständigkeiten
- Einheitliche Informationen über mehrere Systeme
- Automatische Dokumentation wiederkehrender Vorgänge
- Kontrollierbare und erweiterbare Prozesslogik
Technische Umsetzung und Betriebsmodell
Im gezeigten Beispiel werden Nextcloud Files, Talk und Deck mit Docmost und n8n verbunden. Die konkrete Architektur ist nicht an diese Anwendungen gebunden und kann vorhandene Dateiablagen, DMS-, ERP-, CRM- oder Aufgabenlösungen integrieren.
Der gesamte Workflow einschließlich KI-Analyse kann auf eigener oder gemieteter Infrastruktur betrieben werden. Dadurch bleiben Dokumente, Zugangsdaten und Prozesslogik in der gewählten Umgebung.
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