E-Mail-Prozesse von der Anfrage bis zur Antwort automatisieren
Unstrukturierte E-Mails lassen sich automatisch analysieren, mit zusätzlichen Informationen anreichern und bis zu einem nachvollziehbaren Antwortvorschlag bearbeiten.
Was die Anwendung zeigt
Die Demo zeigt eine eingehende Kundenanfrage zu einer verspäteten Lieferung. Die Nachricht und das angehängte Dokument enthalten relevante Informationen, für eine vollständige Antwort fehlen jedoch aktuelle Angaben des Zulieferers.
Das Agentensystem erkennt den zugehörigen Auftrag und den verantwortlichen Lieferanten. Anschließend formuliert und versendet es eine Rückfrage, wartet auf die Antwort und fasst die zurückgemeldeten Informationen strukturiert zusammen. Auf dieser Grundlage erstellt die Anwendung einen passenden Antwortvorschlag für die ursprüngliche Kundenanfrage.
Ergänzende Kunden- und Auftragsinformationen können direkt in derselben Oberfläche angezeigt und in die Bearbeitung einbezogen werden.
So funktioniert der Ablauf
- 01 Eine E-Mail und mögliche Anhänge gehen ein.
- 02 Anliegen, Auftrag, Kunde und weitere relevante Informationen werden erkannt.
- 03 Fehlende Informationen werden über APIs, Datenbanken oder externe Rückfragen beschafft.
- 04 Die Ergebnisse werden strukturiert zusammengeführt.
- 05 Ein Antwortvorschlag oder ein nächster Bearbeitungsschritt wird erzeugt.
- 06 Alle Aktionen bleiben im Aktivitätsprotokoll nachvollziehbar.
Für welche Prozesse eignet sich das?
- Kundenservice und Reklamationen
- Bestell- und Lieferstatus
- Einkauf und Lieferantenkommunikation
- Angebots- und Vertragsprozesse
- Service- und Supportpostfächer
- Interne Sammelpostfächer
Welchen Nutzen bietet die Lösung?
- Weniger manuelle Recherche und Datenübertragung
- Schnellere und konsistentere Antworten
- Automatische Einbindung interner und externer Informationen
- Nachvollziehbare Bearbeitungsschritte
- Entlastung bei wiederkehrenden Standardfällen
Technische Umsetzung und Betriebsmodell
Die Lösung verbindet E-Mail-Verarbeitung, Dokumentenanalyse, Agentenlogik, angebundene Fachsysteme und strukturierte Antwortgenerierung. Externe Aktionen werden ausschließlich über definierte Werkzeuge und Schnittstellen ausgelöst.
Abhängig von Datenschutz, Infrastruktur und gewünschtem Kontrollniveau können kommerzielle KI-Dienste, europäische Anbieter oder lokal betriebene Modelle eingesetzt werden. Sensible E-Mail-Inhalte müssen dadurch nicht zwangsläufig die kontrollierte Unternehmensumgebung verlassen.
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